Telepressure en thuiswerk; voorbeeldgedrag gewenst

Sandra Roodenburg, Inspectiebreed Kenniscentrum; Inspectie SZW

Telewerken, het plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken middels informatie- en communicatietechnologie, is een manier van werken die in de huidige werkcontext niet meer weg te denken is. Ruim een derde van de medewerkers heeft beschikking over een smartphone, tablet of laptop van zijn werkgever (CBS, 2018). De actualiteit van het thuiswerken door de Coronacrisis maakt dat de inzet van het werken met digitale communicatiemiddelen nog eens extra wordt vergroot.

Mogelijkheden en risico’s
Het werken met digitale communicatiemiddelen (hierna te noemen ICT) brengt diverse voordelen met zich mee. Zo maakt het tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk, waardoor medewerkers meer flexibiliteit en autonomie kunnen ervaren. Autonomie in het werk is één van de belangrijkste energiebronnen (regelmogelijkheden) om werkstress te voorkomen. Daarnaast biedt het kansen om de werk-privébalans te optimaliseren. Immers, een werknemer kan er bijvoorbeeld voor kiezen om in de middag 2 uur met zijn kinderen door te brengen en dan in de avond nog 2 uur aan een rapport te werken.

Wanneer het gaat over tijd- en plaatsonafhankelijk werken lijkt het pas een probleem te kunnen worden voor de gezondheid wanneer het gaat over veelvuldig gebruik van ICT-middelen buiten werktijd (Derks & Bakker, 2014). Veelvuldig gebruik van ICT-middelen voor het werk, buiten werktijd, kan veroorzaakt worden door telepressure. Telepressure wordt gedefinieerd als het voelen van druk en noodzaak om responsief te zijn naar anderen middels ICT gestuurde berichten met de preoccupatie dat iemand snel moet reageren op dergelijke berichten (Barber & Santuzzi, 2015). Kortgezegd: een medewerker voelt druk om snel te reageren op werk gerelateerde berichten via ICT. Van telepressure zijn inmiddels negatieve consequenties bekend. Zo blijken medewerkers die telepressure ervaren minder psychologisch los te kunnen komen van het werk, minder te slapen, vaker burn-outklachten te ervaren, zich vaker ziek te melden (o.a. Barber & Santuzzi, 2015) en een slechtere werk-privébalans te ervaren (o.a. Barber, et al., 2019). In dit artikel wordt verder ingegaan op enkele mogelijke verklaringen hiervoor en mogelijkheden om telepressure te voorkomen.

Telepressure en autonomie
Onderzoek laat ook zien dat medewerkers die telepressure ervaren minder autonomie voelen op het werk. Het concept autonomie verwijst naar de mogelijkheid of vrijheid van een medewerker om zelf beslissingen te maken over zijn of haar werk (o.a. De Jonge & Kompier, 1997). Vertaald naar het gebruik van digitale communicatiemiddelen ten bate van het werk, maar buiten werktijd betekent autonomie de mate waarin een medewerker zelf kan beslissen of en wanneer hij een digitaal communicatiemiddel voor zijn werk gebruikt. Heeft een medewerker, in zijn vrije tijd, het gevoel dat hij vaak middels zijn digitale communicatiemiddelen moet reageren op berichten, dan beperkt hij hiermee zijn die persoonlijke vrijheid (Mazmanian et al., 2013). Tevens conformeert de medewerker zich op zo’n moment gedragsmatig en mentaal aan het digitale medium en zet dit medium hem “gevangen” met bijkomende emotionele en vermoeidheidskosten (Mazmanian et al., 2013).

Eerder in dit artikel werd al genoemd dat autonomie in het werk een van de belangrijkste energiebronnen (regelmogelijkheden) is om werkstress te voorkomen. Dat de autonomie van een medewerker beperkt wordt door telepressure is dus onwenselijk.

Telepressure en psychologische detachment
Medewerkers krijgen in het werk te maken met taakeisen. Denk hierbij aan emotionele belasting, hoeveelheid werk en werktempo. Kortom, werk vraagt een bepaalde inspanning van medewerkers. Dit is niet erg en juist nodig om ook met plezier en hopelijk zelfs bevlogen het werk te kunnen doen. Uiteraard zullen er dan wel voldoende werkhulpbronnen tegenover moeten staan, zoals autonomie in het werk en sociale steun door collega’s en leidinggevenden. Daarnaast is het van groot belang dat medewerkers van de inspanning op het werk kunnen herstellen. Herstel van taakeisen is belangrijk om niet in het uitputtingsproces te geraken, wat omschreven wordt in het Job Demands & Resources Model (JD-R model, Bakker & Demerouti, 2017). Dit proces houdt in dat door een teveel aan taakeisen en een tekort aan energiebronnen geleidelijk aan een afname ontstaat van mentale energie, waardoor uiteindelijk gezondheidsklachten en burn-out het gevolg van kunnen zijn (Schaufeli & Taris, 2014).  Ook het “Stressor- Psychologische detachment Model” (Sonnentag & Fritz, 2015) omschrijft dat stressoren (taakeisen) in het werk het loskomen van het werk moeilijker maken. Loskomen van het werk wordt in de wetenschappelijke literatuur “psychologische detachment genoemd” (Sonnentag & Fritz, 2007) Het psychologisch loskomen van het werk wordt omschreven als een toestand waarbij de persoon mentaal kan loskomen van werk gerelateerde gedachten buiten werktijd. Doordat een medewerker zowel fysiek als mentaal niet meer met het werk bezig is, is dit een belangrijk onderdeel van het herstelproces van de medewerker (Sonnentag & Bayer, 2005). Psychologische detachment impliceert twee belangrijke aspecten: (1) De medewerker is niet meer betrokken bij het werk en/of werk gerelateerde taken. (2) De medewerker denkt niet meer aan werk gerelateerde zaken.

Door het gebruik van ICT-middelen buiten werktijd is het lastiger om mentaal los te komen van het werk (o.a. Derks & Bakker, 2014). Telepressure zorgt voor veelvuldig gebruik van ICT-middelen buiten werktijd (Barber & Santuzzi, 2015). Hierdoor maakt telepressure het lastiger om van het werk los te komen (o.a. Santuzzi & Barber, 2018) met bijkomede gezondheidskosten.

Werk-privébalans
Het concept werk-privébalans wordt gedefinieerd als het bereiken van balans tussen werk, thuis en andere rollen (Soomro, Breitenecker, & Masadi Shah, 2018). Werk-privé balans is een concept dat relevant is voor alle werkende mensen, los van hoe hun privéleven eruitziet of hoe hun familiesituatie is (bijv. alleenstaand, samenwonend, met kinderen). Werk- privébalans betekent dat het individu buiten werk de mogelijkheid heeft om die dingen te doen die hij of zij belangrijk vindt (Kossek, Valcour, & Lirio, 2014).

Door de beschikbaarheid over ICT-middelen waarmee “buiten werktijd” gewerkt kan worden vervagen de grenzen tussen werk- en privétijd steeds meer (o.a. Barber & Santuzzi, 2015). Diverse studies laten dan ook zien dat het gebruik van ICT-middelen buiten werktijd samenhangt met werk-privé conflict en een slechtere werk-privébalans (o.a. Duranova & Ohly, 2016). Er zijn ook studies die een ander geluid laten horen (o.a. Derks, Bakker, Peters & Van Wingerden, 2016). Uit deze studies komt naar voren dat het gebruik van ICT-middelen juist de werk-privébalans verbetert, doordat flexibiliteit ontstaat voor de medewerker: tijdens werktijd kan hij een privé-activiteit ondernemen en in privétijd kan hij nog wat werken.

Het gebruik van ICT-middelen lijkt vooral problematisch te worden en stress te kunnen veroorzaken wanneer de druk die telepressure met zich meebrengt interfereert met de mogelijkheid om plezierige tijd met familie en vrienden te spenderen en een situatie creëren waarin een medewerker buiten werk die niet meer de mogelijkheid heeft om die dingen te doen die hij of zij belangrijk vindt, anders dan werk. Er ontstaat dan een slechte werk-privébalans. Een studie van Barber et al. (2019) en een studie van Grawitch et al. (2018) bevestigen de negatieve relatie tussen telepressure en werk-privé balans. Een slechte werk-privébalans is een belangrijke voorspeller voor burn-outklachten (Houtman et al., 2020).

Telepressure en de sociale norm in organisaties
Met name (sociale) normen in het bedrijf zijn een voorspeller voor het ontstaan van telepressure (o.a. Barber & Santuzzi, 2015). Grawitch, Werth, Palmer, Erb en Lavigne (2018) concluderen aanvullend dat een te grote hoeveelheid werk, verwachtingen binnen de organisatie over reactietijden en verwachtingen binnen de organisatie over beschikbaarheid de ervaren telepressure negatief beïnvloeden. Dit ondersteunt de theorie om telepressure vooral te zien als een drang die door externe factoren wordt veroorzaakt, zoals organisatienormen. Barley, Meyerson, en Grondel (2011) laten in hun studie ook zien dat organisatienormen kunnen leiden tot toename van gebruik van ICT-middelen in de avond en weekenden. Respondenten uit hun onderzoek gaven aan dat door normen en bijkomende verwachtingen zij de druk voelden om email en andere werk gerelateerde berichten niet te kunnen negeren. Tevens voelden zij een verplichting om te reageren.

Telepressure voorkomen
Omdat telepressure via een aantal belangrijke variabelen, afname van autonomie, afname van herstelmogelijkheden en afname van werk-privé balans, de kans op werkstress en burn-outklachten kan vergroten is het belangrijk om telepressure te voorkomen.  Waarmee dit niet direct een pleidooi is om het gebruik van ICT middelen “buiten werktijd” te verbieden. Immers studies laten ook zien dat deze mogelijkheid juist flexibiliteit en autonomie biedt. Het wegnemen van de druk om deze middelen te moeten gebruiken in de eigen tijd is wel belangrijk. In de aanpak van telepressure kan de arbeidshygiënist of andere deskundige in de RI&E het onderwerp “thuiswerken” of “werken met ICT” meenemen. Om zicht te krijgen op het risico van telepressure zullen dan vooral vragen gesteld moeten worden die ingaan op de sociale norm en verwachtingen binnen het bedrijf. Denk hierbij aan vragen zoals “Collega's verwachten dat ik na werktijd ook reageer op werk gerelateerde berichten” en “Mijn leidinggevende verwacht dat ik na werktijd ook reageer op werk gerelateerde berichten”. Tevens kunnen vragen gesteld worden die eropin gaan of medewerkers druk voelen om snel te reageren in de avonden of weekenden.

Wanneer uit de RI&E blijkt dat telepressure een risico vormt dan lijkt het op basis van de huidige inzichten vooral effectief om aan de knoppen van de sociale norm en verwachtingen te draaien. Het voeren van de dialoog hierover op alle lagen in de organisatie is hierbij essentieel. Evenals voorbeeldgedrag door de hoogste leiding en de managementlagen hieronder. De arbeidshygiënist of andere deskundige kan hierbij een adviserende of faciliterende rol hebben.

Joyce, Fisher, Guszcza, & Hogan (2018) geven in hun publicatie ook richting aan de manier waarop een organisatie het werken met digitale communicatiemiddelen op een gezonde manier kan inbedden. Zo omschrijven zij dat je als organisatie “social proof” kunt hanteren, een strategie die ook gebruikt wordt bij het hergebruiken van handdoeken in hotels. Dit kan een werkgever doen door herhaaldelijk en congruent te communiceren dat het versturen van e-mails naar collega’s’ buiten werktijden niet de norm is en vervolgens ook ontmoedigen om dit te doen. Ook kan gewerkt worden met e-mailinstellingen waarbij een medewerker wel een e-mail klaar kan zetten, maar nog niet kan versturen. De uitstuurtijd kan ingesteld worden op kantooruren. Het artikel benoemt vervolgens dat individuele medewerkers verbeteringen kunnen doorvoeren, maar dat de belangrijkste rol ligt bij een actieve houding hierin van de leiders.

Wil een organisatie telepressure voorkomen dat zullen de leiders van deze organisatie hier volledig achter moeten staan, dit uit moeten dragen en zelf een voorbeeld moeten zijn ten aanzien van het versturen en beantwoorden van werk gerelateerde berichten. En te allen tijde zullen de verwachtingen over het gebruik van digitale middelen buiten werktijd heel helder moeten zijn.

Referenties

  • Bakker, A. B., & Demerouti, E. (2017). Job Demands-Resources Theory: Taking stock and looking forward, Journal of Occupational Health Psychology, 22(3), 273-285.
  • Barber, L., K., Conlin, A., L.,& Santuzzi, A., M. (2019). Workplace telepressure and work-life balance outcomes: the role of work recovery experiences. Stress and Health, 35, 350-362.
  • Barber, L., K., & Santuzzi, A., M. (2015). Please respond ASAP: Workplace telepressure and employee recovery. Journal of occupational health psychology, 20(2), 172-189.
  • Barley, S. R., Meyerson, D. E., Grodal, S. (2011). Email as a source and symbol of stress, Organizational Science, 22(4), 887-906.
  • De Jonge, J., & Kompier, M. A. J. (1997). A critical examination of the Demand–Control–Support Model from a work psychological perspective. International Journal of Stress Management, 4, 235 – 258.
  • Derks, D., & Bakker, A. B. (2014). Smartphone use, work-home interference, and burnout: A diary study on the role of recovery. Journal of Applied Psychology, 63, 411–440. DOI: https://doi.org/10.1111/j.1464-0597.2012.00530.x .
  • Duranova, L., & Ohly, S. (2016). Persistent work-related technology use, recovery and well-being processes: focus on supplemental work after hours. Springer.
  • Grawitch, M., J., Werth, P., M., Palmer, S., N., Erb, K., R., & Lavigne, K., N. (2018). Self imposed pressure or organizational norms: further examination of the construct of telepressure. Stress and Health, 34(2), 306-319.
  • Houtman, I., Kraan, K., Rosenkrantz, N., Bouwens, L., Van den Bergh, R., Venema, A., Teeuwen, P., Verhoeff, H., Schoone, M., Van der Zwaan, M., Jansen, S., Hummel, L. (2020). Burn-out. Oorzaken, gevolgen en risicogroepen, TNO rapport, TNO Leiden.
  • Joyce, C., Fisher, J., Guszcza, G., Hogan, S., K. (2018). Positive Technology: Designing work environments for digital well-being, Deloitte Review, 61-72.
  • Kossek, E. E., Valcour, M., & Lirio, P. (2014). The sustainable workforce organizational strategies for promoting work–life balance and wellbeing. In C. Cooper & P. Chen (Eds.), Work and wellbeing. Oxford: Wiley-Blackwell.
  • Mazmanian, M., Orlikowski, W. J., & Yates, J. (2013). The autonomy paradox: The implications of mobile email devices for knowledge professionals. Organization Science, 24, 1337–1357.
  • Santuzzi, A.M. & Barber, L.K. (2018). Workplace Telepressure and Worker Well-Being: The Intervening Role of Psychological Psychologische detachment, Occuputional Health Science, 2, https://doi-org.ezproxy.elib11.ub.unimaas.nl/10.1007/s41542-018-0022-8.
  • Schaufeli, W. B., & Taris, T. W. (2014). A critical review of the Job Demands-Resources Model: Implications for improving work and health. In G. Bauer & O. Hämmig (Eds.), Bridging occupational, organizational and public health (pp. 43–68). Dordrecht, the Netherlands: Springer. http://dx.doi.org/10.1007/978-94-007-5640-3_4.
  • Sonnentag, S., & Bayer, U. V. (2005). Switching of mentally: predictors and consequences of pscyhological psychologische detachment from work during off-job time, Journal of Occupational Health Psychology, 10, 393-414.
  • Sonnentag, S., & Fritz, C. (2007). The recovery experience questionnaire: develop and validation of a measure for assessing recuperation and unwinding from work, Journal of Occupational Health Psychology, 12, 204-221.
  • Sonnentag, S., & Fritz, C. (2015). Recovery from job stress: The stressor-psychologische detachment model as an integrative framework. Journal of Organizational Behavior, 36(S1).
  • Soomro, A. A., Breitenecker, R. J., & Moshadi Shah, S. A. (2018). Relation of work-life balance, work-family conflict, and family-work conflict with the employee performance-moderating role of job satisfaction. South Asian Journal of business studies